Reductie van complexiteit met behoud van kwaliteit en klanttevredenheid, het is echt mogelijk. De Volant Groep heeft een succesvol project afgerond waarbij de complexiteit in het productieproces van een van onze klanten sterk is teruggebracht. In de loop van de tijd neemt vaak het aantal varianten van de geleverde producten toe. Iedereen wil tenslotte de klant goed bedienen. Maar op een bepaald moment zijn er zoveel varianten dat het (te) complex wordt. Terwijl het belang ervan voor de klant inmiddels minder groot is en meerdere klanten goed bediend kunnen worden met eenzelfde variant. Daarmee reduceren we dan de complexiteit in het proces. Dit resulteert in een grotere leverbetrouwbaarheid tegen aanzienlijk lagere kosten. Een prachtig voorbeeld van lean binnen Volant.

Een verslag van twee van onze trainees van het project.

Vanaf  April dit jaar hebben wij, Mark en Michiel, medewerkers van Volant Groep, voor een koffieproducent een project uitgevoerd, waarbij gekeken is naar de complexiteit binnen een bepaalde productgroep. Maar voordat we hier verder op ingaan eerst een korte toelichting op wat complexiteit nu precies is en hoe het ontstaat.

Any customer can have a car painted any colour that he wants so long as it is black.

– Henry Ford

Wat is complexiteit in productie?

Complexiteit is de ingewikkeldheid van een productportfolio. Door veel verschillende variaties aan te bieden, maakt  een bedrijf het voor zichzelf moeilijker dan wanneer het slechts één product in één uitvoering produceert. Variatie in producten maakt immers dat er in de fabriek machines omgesteld moeten worden, in het magazijn goederen gescheiden gehouden moeten worden, verschillende grondstoffen ingekocht moeten worden die niet voor ieder product bruikbaar zijn, etc. etc.

Het is natuurlijk onwenselijk iedere complexiteit uit een productportfolio weg te nemen. Consumenten hebben verschillende behoeftes en willen iets te kiezen hebben. Nu kan de klant al tussen verschillende producenten kiezen met ieder hun eigen variatie. Maar als bedrijf wil je natuurlijk een zo groot mogelijk publiek bereiken en zal je dus zelf alles willen bieden waar de klant om vraagt. Zo’n “U Vraagt wij draaien” beleid leidt echter vaak tot een hoge complexiteit. Iedere klant kan zijn wensen immers anders verwoorden. Als voor iedere klant een apart product ontwikkeld wordt, dan slibt het productportfolio al aardig snel dicht. Met als gevolg dat er in de fabriek meer omgesteld dan geproduceerd wordt.

De kunst is de consument dezelfde ruimte te bieden en tegelijkertijd alle variaties die geen waarde toevoegen voor de klant te verwijderen. Door het aantal opties kleiner te maken zonder dat je de consument tekort doet zorg je er als bedrijf voor dat de complexiteit binnen de organisatie afneemt en hierdoor meer rust op de werkvloer ontstaat.

Een voorbeeld. Je kunt een product in verpakkingsgrootte aanbieden: 8, 10, 16, 18, 24 stuks. Voor de consument is het verschil tussen 8, 16 en 24 van belang. Het verschil tussen 8 en 10 wellicht niet. Iedere grootte vergt andere afmetingen voor verpakking, andere bedrukking, andere machine instellingen en wellicht zelfs andere machines.

Simpel is het moeilijkst

– Johan Cruijf

Waarom Complexiteitsreductie?

Lean draait in zeer grote mate om het identificeren en elimineren van verspillingen. Op bewerkingsniveau heeft iedereen zich ooit wel afgevraagd of iets niet sneller en beter kon en hoe dit dan zou moeten gebeuren. Waar makkelijk aan voorbij gegaan wordt is dat processen en bewerkingen die er niet zijn, ook niet verbeterd hoeven te worden. Dit klinkt als een No-brainer, maar u zult niet de eerste zijn die vol goede moed allerlei verbeteringen doorvoert op processen die deels of in het geheel overbodig zijn. Het identificeren van onnodige complexiteit klinkt makkelijker dan het is, het vergt een nieuwe kijk op oude zaken. Iets dat jarenlang als doodgewoon en noodzakelijk gezien wordt, kan zo ineens volkomen overbodig lijken.

Op het moment dat u uw eigen verbeterkunsten gaat inzetten op het verbeteren van processen wilt u er dus zeker van zijn dat het niet voor niets is. Het is immers zonde van het geld en de inspanningen als er allerlei verbeteringen uitgewerkt worden voor processen die helemaal geen waarde voor de klant of de organisatie creëren. Bovendien kan dit slecht voor de moraal van de medewerkers zijn, omdat ze zo nauwelijks wat van hun inzet terug zien. Dus voordat er met het verbeteren van een proces begonnen wordt moet iedere keer gevraagd worden: Is dit proces wel nodig?

Het project

Goed, zoals eerder aangegeven heeft Volant Groep recentelijk een Complexiteitsreductie project uitgevoerd. De opdracht was om een advies uit te brengen over hoe binnen een bepaalde productgroep de complexiteit verminderd kan worden en wat dit mogelijk zou kunnen besparen. Om dit te kunnen bepalen, zijn er veel verschillende analyses uitgevoerd op vier verschillende gebieden, te weten het voorproces, de productie, expeditie en de klant.

Om de complexiteit in kaart te brengen hebben wij eerst een Value Stream Map (VSM) opgesteld om aan de hand hiervan de mogelijke complexiteit te bepalen. Hierna is er met een Multi-disciplinair-team (mdt) bepaald waar er in de waardestroom variatie voorkomt en wat de impact is van deze complexiteit in gemiste productie uren. De analyses die hier aan ten grondslag liggen zijn onder begeleiding van Volant medewerkers door medewerkers van het betrokken bedrijf zelf uitgevoerd. Een voordeel hiervan is dat de eigen medewerkers weten wat er speelt en actief deelnemen aan de workshops. Er heeft zich al vrij snel een mentaliteitsverandering voorgedaan bij een groot deel van het mdt: een open mind en een nieuwe manier van kijken, echt mooi om te zien.

Toen de huidige complexiteit inzichtelijk was is er a.d.h.v. een workshop met Sales bepaald welke variatie en daarmee complexiteit echt noodzakelijk is om de klant optimaal te kunnen bedienen. Hieruit bleek onder andere dat de variatie in inhoudsvarianten en sealvormen respectievelijk  met 75% en 65% teruggebracht konden worden. In een laatste workshop zijn beide situaties naast elkaar gelegd met als resultaat een concreet actieplan om binnen een gezette tijd van de huidige complexiteit naar de noodzakelijke complexiteit terug te gaan.

Onze ervaringen

• De betrokkenheid van de medewerkers was groot.
• Door de medewerkers zelf de analyses te laten uitvoeren en verbeter-ideeën te laten aandragen is de kans op succes enorm. Dit was ongetwijfeld anders geweest als wij van Volant een actieplan hadden opgesteld en dit aan de medewerkers zou worden opgelegd. Kortom de Volant-aanpak werkt echt.
• Door de strakke planning die van te voren was opgesteld en waar zeer strak op gestuurd is, wisten de projectleden waar ze aan toe waren en wat wanneer afgerond moest zijn. Het was intensief, maar er is zo in korte tijd wel veel bereikt.
• Door wekelijks met het mdt de inzichten en de voortgang te bespreken bleef iedereen goed betrokken, bovendien werd iedereen zo in de gelegenheid gesteld om eventuele problemen aan te kaarten en vragen te stellen.
• Door de mdt bijeenkomsten kreeg ieder lid een goed beeld van de problemen die de andere disciplines ondervinden. Ook werd zo voor velen duidelijk wat de effecten van hun wensen zouden zijn op de andere disciplines.

Door de complexiteitsreductie goed neer te zetten kon in korte tijd bepaald worden wat er daadwerkelijk aan variatie nodig is. Alle bewerkingen die bijdragen aan iets anders dan het produceren van het noodzakelijke zijn overbodig en kunnen geëlimineerd worden. Pas als dat is afgerond kijken we naar het verder verbeteren van processen.

Wij hebben deze opdracht als uitdagend en inspirerend ervaren. Onder de supervisie van een van de senior Lean-consultants van Volant Groep hebben wij een goede bijdrage kunnen leveren aan het slagen van het project. De tweewekelijkse training bij Volant sluit daarbij erg goed aan op het project en boden ons zeker meerwaarde.

Mark & Michiel

Lean Trainees

Tags: Complexiteit

Bericht geplaatst op woensdag, september 1st, 2010 om 13:57 in de categorie Nieuws.